Die officeASSET Suite

Unser Vorteil und unsere Stärken: Die officeASSET Suite unterstützt Sie durch eine intelligente Softwarelösung, die Total Cost of Ownership (TCO) kontinuierlich zu reduzieren. Viele Unternehmen unterschätzen die Folgekosten von Hard- und Software, denn nur ein kleiner Teil der Kosten entfällt auf den Erwerb neuer Hard- und Software. Durch den Einsatz von officeASSET und seinen weiteren Bausteinen können Ausfallzeiten minimiert und die Prozessqualität erhöht werden.

officeASSET Basis

Grundlage für alle Anwendungen

Eine zentrale CMDB ist Basisbestandteil aller Module. Somit können weitere Module jederzeit ohne großen Installationsaufwand aktiviert werden.

Die officeASSET Suite ermöglicht eine rollenbasierte Nutzung, sodass jedem Nutzer eine individuelle Berechtigung zugewiesen werden kann.

Grundbestandteile

IT-Assets

  • CMBD
  • Erfassung und Verwaltung aller IT-Assets des Unternehmens
  • Typisierung und Klassifizierung z.B. nach Art oder Material

Organisationsdaten

  • Abbildung der gesamten Unternehmensstruktur wie Personen, Kostenstellen, Geschäftsbereiche oder Standorte
  • Flexible Zuordnung von Organisationsdaten zu den IT-Assets
  • Arbeitsplatz-/ Lagerverwaltung

Belege

  • Abbildung des Belegflusses vom Bedarf bis zur Rechnung
  • Erweiterte Belege wie Carepacks, Garantien oder Abholaufträge

Auswertungen

  • Flexibles, individuell einstellbares Reporting mit umfangreicher Exportfunktionalität, E-Mail-Abonnements
  • Erstellung eigener KPIs und Diagramme zum Export oder für das personalisierte Dashboard

IMAC

  • Durchführung von allen IMAC/RD Prozessen
  • Umfangreiche Historie und Nachverfolgbarkeit

Basis-Schnittstellen

  • Selbst konfigurierbare Basis-Schnittstellen wie z.B. openTRANS, AD Connectoren, OCI, BMECat
  • Umfangreiche Im- und Exporte in diversen Formaten (z.B. CSV, XLS, XML, etc.)
  • E-Mails, SMTP
  • Standardisierte REST-API
  • Anbindung externer Webservices

Service Management

Steuerung und Überwachung

officeAsset Service Management unterstützt Ihr Unternehmen in der Steuerung und Überwachung aller Service- und Helpdesk-Prozesse.

Das mehrmandantenfähige und ITIL-konforme System für Dienstleister und Kunden optimiert mit integrierten und individuell anpassbaren Workflows die Prozesse in den nachfolgenden Bereichen:

Bausteine

Servicedesk

  • Zentrale Prozess- und Kommunikationsschnittstelle (SPOC)

Incident Management

  • Schnellstmögliche Wiederherstellung gestörter Services

SLA Management

  • Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen vereinbarter und erbrachter Leistung

Eskalations­management

  • Überwachung der Abläufe und Vorgänge im System, um die in Service Level Agreements zugesagten Zeitrahmen einzuhalten

PAM – Printer Asset Management

Professionelle Verwaltung Ihrer Druckerflotte

Bausteine

Übersicht über die gesamte Druckerflotte

  • mit allen relevanten Organisationsdaten

Optimierung der Verbrauchsmaterialbeschaffung

  • Automatische Just-in-Time-Bestellung der Verbrauchsmaterialien 
  • Vermeidung ungenutzter Restbestände
  • Reduzierung der Lagerkosten für Toner

Erhöhung der Druckerverfügbarkeit

  • Benachrichtigung bei Wartungseinsatz

Detaillierte Kosten-Nutzenanalysen

  • Pro Seite nach Zeitraum, Kostenstelle und Benutzer
  • Analyse der Auslastung und Nutzung

Schnittstellen

  • Integration in andere officeASSET-Module

IT-Controlling

Transparenz und Planungssicherheit der IT-Kosten

Mit officeASSET IT-Controlling kann Ihre IT-Abteilung als internes Profit Center agieren. Primär- und Sekundärkosten wie z. B. system- oder benutzerabhängige, dynamische und fixe Kosten werden auf den richtigen Verursacher oder den entsprechenden Service umgelegt.

Dabei können Sie Ihre Kosten und Leistungsarten frei definieren und zuordnen. Zudem ist die Betrachtung der Kosten aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln möglich, wie z.B. die des Verursachers, Erzeugers oder Finanzierers.

Bausteine

Funktionen

  • Periodische Abrechnungsmöglichkeiten aller oder einzelner
    Kostenstellen
  • Export der Abrechnungsdaten in Buchungssysteme
  • Automatische Anlage von Rechnungsdokumenten mit individuellen
    Vorlagen
  • Historisierung von Abrechnungsdaten

Verrechnung

  • Verursachergerechte Abrechnung
  • Asset- und Service-Verrechnungssätze
  • Individuelle Leistungsarten (interne/externe Verrechnung) mit
    unterschiedlichen Berechnungsarten (Festpreis, Kostenart, einmalig,
    etc.)

Kostenanalysen

  • Umfangreiche Standardberichte nach Leistungsarten, Objekten,
    Systemen, Kostenstellen, etc.
  • Erstellung individueller Abrechnungsreporte incl. automatisierter
    Versendung

Contract Management

Verwaltung unterschiedlichster Vertragsarten und Dokumente

officeASSET Contract gewährt vollständige Kontrolle über die unterschiedlichsten Vertragsarten wie Leasing-, Wartungs-, Lizenz-, sowie benutzerdefinierte Verträge.

Es stellt zudem die Beziehung zwischen den Service Level Agreements und den Partnerverträgen her. Dadurch erhalten Sie Leistungsparameter als Grundlage für Neuverhandlungen von Lieferkonditionen. 

Automatische Benachrichtigungen bei Erreichen von Fristen bzw. Enddaten ermöglichen das Einhalten von Vereinbarungen, minimieren den manuellen Verwaltungsaufwand und steigern die Effizienz der Arbeit.

Bausteine

Administration

  • Zentraler Überblick über alle Verträge (mandantengesteuert)
  • Automatische Vertragsüberwachung (Termine, Fristen)
  • Umfangreiche und detaillierte Garantieübersichten
  • Tagesaktuelle Vertrags- und Servicedaten

Funktionen

  • Vertragspflege mit allen relevanten Informationen und
    Dokumentenupload
  • Verknüpfung von Verträgen mit Hardware und Dienstleistungen z. B.
    Wartung oder Lizenzen
  • Massenänderungen an Verträgen oder Vertragspositionen
  • Schnittstellen zu externen Partnern für automatische Abgleiche von
    Vertragsdaten oder Stammdaten

Automatismen

  • Wiedervorlagen/Benachrichtigungen an diverse Empfänger (E-Mail
    Abonnements)
  • Individuelle Einstellung von Alertings
  • Abfragen von Herstellerschnittstellen und Aktualisierung der Daten
  • Kündigung von Jobs unter Beachtung von Karenzzeiten

Reporting (Standard und individuell)

  • Aktive, beendete oder bald endende Verträge (Alarmdatum erreicht)
  • Gruppierte Berichte z. B. nach Mandanten, VB-Verantwortlichem oder Vertragspartner

Order Management

Abwicklung des kompletten Beschaffungsworkflows

Mit officeASSET Order verfolgen Sie den vollständigen Beschaffungsprozess von Hard- und Software und von Dienstleistungen.

Von der Bedarfserfassung über dynamische, mehrstufige Genehmigungen,
Bestellung, Lieferung und Wareneingang bis hin zur Installation und auch der späteren Kündigung wird der komplette Beschaffungsprozess elektronisch unterstützt.

Durch intelligente Prozesssteuerung wird eine sichere und kostengünstige
Beschaffung gewährleistet. Das Fehlerpotenzial wird deutlich minimiert.

officeASSET Order bietet neben der Bestellung von Artikeln auch die Möglichkeit, Leistungen und Rechte/Accounts zu beantragen bzw. zu kündigen. Die Beschreibung der Leistungen kann individuell gestaltet und mit internen Verrechnungspreisen (Modul officeASSET Controlling) versehen werden.

Bausteine

Bestellprozesse

  • Elektronischer IT-Katalog für Hardware, Software und Dienstleistungen
  • OCI mit Punch-Out-Möglichkeit aus externen Quellen
  • Bedarfserstellung incl. mehrstufiger Genehmigungen
  • Überwachung des Bestellvorgangs

Rolloutmanagement

  • Automatisierte Installations- und Rückgabeprozesse
  • Sammelbestellungen und -lieferungen
  • Masseninstallationen (Erstinstallationen und Updates)

Stockmanagement

  • Wareneingangsprozesse
  • Integrierte Lagerverwaltung
  • Abbauprozesse

Administration

  • Mandantensteuerung
  • Benutzerkontensteuerung auf Basis von Rollendefinitionen
  • Abbildung des internen Service-Katalogs

Integrationsmöglichkeiten

  • System-Management (Installation und Deinstallation von
    Clients und Software)
  • ERP-Systeme (z. B. open-TRANS-Schnittstelle zu SAP für Bestellungen und Wareneingangsbuchungen)

Leasing

Hard- und Software durch Leasing immer auf dem technisch neuesten Stand

officeASSET Leasing liefert Ihnen den Überblick über alle Leasing- und Mietdaten Ihres Unternehmens.

Dazu gehören neben den assettypischen und länderspezifischen Faktoren auch die Vereinbarungen, welche für die speziellen Rückgabearten mit dem Leasinggeber getroffen wurden. Beim Auslaufen eines Leasingvertrages werden die notwenigen Schritte direkt unterstützt.

Leasingkonditionen können bereits in der Bedarfsphase berücksichtigt werden, daraus hervorgehende Rechnungsbelege erhalten automatisch die Zuordnung zu einem alternativen Rechnungsempfänger.

Mietkosten können direkt auf die interne Leistungsverrechnung umgelegt und bereits vor der Beschaffung dargestellt werden.

Bausteine

Leasingparameter

  • Verwaltung von mehreren Leasinggebern
  • Abbildung unterschiedlicher Rahmenverträge
  • Individuelle Leasingkonditionen
  • Verschiedene Leasingarten inkl. Faktorberechnung

Unterstützte Prozesse

  • Normale Rückgabe
  • Vorzeitige Rückgabe
  • Verlustmeldungen
  • Übernahme

Funktionen

  • Restwertberechnung
  • Vertragsverlängerung
  • Wiedervorlagen
  • Belegzuordnung (Mietscheinimport)
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Gesundheit geht vor!

Zum Schutz unserer Familien, Angehörigen und Freunden müssen wir uns alle in diesen Tagen mit der neuen Situation auseinandersetzen.
Wir sind daher ab sofort im Homeoffice tätig, damit wir auch in diesem Ausnahmezustand weiterhin für Sie da sein können.
Sie erreichen uns nach wie vor per Telefon oder E-Mail. Wir haben zudem die Möglichkeit, Sie über Videokonferenzen in gewohnter Qualität beraten und unterstützen zu können.

Melden Sie sich gerne bei uns. Bis dahin, bleiben Sie gesund.